nowweb.nl

Virtueel werken? Zo doen wij dat!

Virtueel werken? Zo doen wij dat!

Hoe ga je als ondernemer om met alle maatregelen rondom het coronavirus. Het klinkt misschien gek, maar voor ons is er niet zo heel veel veranderd. Hoe dat kan? Simpel, wij werkten al virtueel.

Om jou te helpen je business waar mogelijk gewoon te laten doorgaan, geven we je graag een kijken achter de schermen bij Nowweb.nl. Vandaar dit blog. Wie weet brengen we je nog op een goed idee. We zullen dit blog de komende dagen en weken regelmatig updaten.

Een gemiddelde werkdag bij Nowweb.nl

Zo begint onze werkdag. Ergens tussen 8 en 9 uur ’s ochtends zetten we onze computers aan. Tim vanuit Bleiswijk, Jeroen vanuit Nieuw-Vennep. We starten ons gezamenlijke mailprogramma (Front) op, ons VoIP-programma (Zoiper) en Skype. We loggen in op onze website en servers, bij onze planningstool (Trello) en bij Google. Ook hebben we allebei Dropbox geïnstalleerd om snel bestanden te kunnen uitwisselen.

Koffie & Skype

Zo tegen een uur of 9 beginnen we de dag met wat wij K&S noemen: Koffie & Skype. Dan nemen we de planning voor die dag door. We verdelen de mailtjes (en Facebook Messenger-berichten), we bespreken wat nodig is en gaan aan de slag. Zo’n Skype-meeting proberen we kort en to-the-point te houden. In de loop van de dag spreken we elkaar nog wel vaker via Skype, bijvoorbeeld voor het maken van een Gratis Demo-website.

Alles wat wij dagelijks doen, kan online. Sterker nog, op het moment van schrijven van dit blog, hebben we elkaar al een paar weken niet face-to-face gezien.

Wat is virtueel werken?

Met ‘virtueel’ bedoelen we in dit geval natuurlijk ‘digitaal’. Virtueel werken wil zeggen dat je niet afhankelijk bent van een bepaalde locatie om je werk te kunnen doen. Met mijn laptop kan ik letterlijk waar en wanneer ik maar mijn werk doen, zolang ik meer een internetverbinding heb.

Dus wie weet dat een van ons tweeën jouw mailtje in de toekomst nog eens beantwoordt vanuit New York of een casita blanca in Zuid-Spanje. Al lijken dat soort toekomstbeelden dankzij de coronacrisis nu ineens een stuk onwaarschijnlijker.

Waarom wij 100% digitaal werken

Misschien vraag je je af waarom wij voor deze manier van werken hebben gekozen? Veel mensen worden na een week thuiszitten al stapelgek. Waarom zouden we dat onszelf vrijwillig aandoen? Om te beginnen werkten we allebei als freelancers al deels vanuit onze kantoren aan huis, toen we startten met Nowweb.nl. Al zaten we toen nog vaker op kantoor bij opdrachtgevers.

Daarnaast zagen wij drie goede redenen om 100% online te gaan werken: duurzaamheid, kosten en tijd.

Kosten- en tijdsbesparing én duurzaamheid

Om te beginnen hadden we weinig zin om allebei elke dag in de file te gaan staan. Een kantoor ‘in het midden’ zou ergens aan de A4 liggen, een filegevoelig traject. Zonde van de reistijd, reiskosten én van de CO2-uitstoot. Zo besparen we flink op reis- en kantoorkosten en kunnen we onze tarieven laag houden. De tijd die we overhouden (al gauw zo’n anderhalf uur per dag) investeren we nu in ons bedrijf en onze klanten.

Succesvol online werken: wat heb je nodig?

Om succesvol online te kunnen werken heb je drie dingen nodig:

  • De juiste focus: wat willen we gezamenlijk bereiken?
  • Een goede, efficiënte manier van samenwerken (noem het ‘mini-procedures’)
  • De juiste tools (voor mail, planning, klantinformatie, enz.)

Welke tool heb je nodig om virtueel te kunnen werken?

Om te beginnen wil je natuurlijk kunnen mailen en bellen. En je hebt iets nodig om je werk te plannen.

E-mailprogramma’s voor virtueel (samen)werken

Wat gebruik je nu om te mailen? Veel mensen gebruiken bijvoorbeeld Outlook (of Hotmail of Live, allemaal van Microsoft) of Gmail (van Google), of de webmail van hun provider of hostingbedrijf. Al je veel mailt, doe je jezelf echt tekort daarmee. Zeker als je samenwerkt met collega’s of partners. Een goede mailing tool gaat je echt helpen je mailbox onder controle te krijgen en houden. En hoe meer je via mail kunt regelen, hoe minder je face-to-face nodig bent!

Zoals gezegd, wij gebruiken Front. Waarom? Heb je even? Oké, in het kort dan. Allereerst omdat we in dezelfde inbox willen kunnen werken. Een mailtje dat je naar info@nowweb.nl stuurt, komt bij ons allebei terecht. Vervolgens kunnen wij jouw mail aan onszelf of elkaar toewijzen (deels gaat dat automatisch door eenvoudige regels die we hebben ingesteld). Ook kunnen we opmerkingen toevoegen aan een mailconversatie (die alleen wijzelf kunnen zien). Zo kunnen we sneller en efficiënter het werk verdelen!

  • Je kunt ook Facebook Messenger of Twitter als kanaal instellen, zo heb je al je communicatie op één plek.
  • Je kunt tags toekennen aan mailconversaties en alle mails met die tag in een lijst bekijken (zo hebben wij de tags ACTIE en BESPREKEN).
  • E-mails kun je archiveren (dan zijn ze niet verwijderd, maar je ziet ze ook niet meer)
  • En je kunt ze ‘snoozen’: archiveren tot een bepaalde datum en tijd, als een reminder voor jezelf.
  • Ook kun je een mailconcept maken en dat eerst met een collega delen voor feedback, voordat je het verstuurt.

Er zijn diverse vergelijkbare tools op de markt, denk aan Trengo of Missive.

Houd dit blog in de gaten. De komende dagen en weken zullen we regelmatig een update doen. Zo gaan we bijvoorbeeld alle handige tools die wij gebruiken bespreken!